Нормативное регулирование в сфере цифровизации охраны труда

22.04.2026 11:33:00

Современный этап развития российской системы охраны труда характеризуется активной фазой цифровой трансформации, которая затрагивает как организационные процессы внутри предприятий, так и формат взаимодействия с контролирующими органами. Она направлена на переход от реактивного управления инцидентами к предиктивному анализу профессиональных рисков с использованием технологий искусственного интеллекта (далее — ИИ), Интернета вещей и электронного документооборота. Внедрение новых технологий опережает формирование соответствующей законодательной и нормативно-правовой базы, что создает ряд правовых пробелов и коллизий, устранение которых требует комплексного, системного подхода.

Изменения в нормативной базе в том числе затрагивают электронную отчетность по условиям труда, цифровую маркировку средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ), электронный документооборот при проведении медицинских осмотров, оформлении документов по инвалидности и утрате профессиональной трудоспособности (Таблица 1).

Таблица 1. Ключевые нормативно-правовые изменения в сфере цифровизации охраны труда

Сфера правового регулирования	Нормативный правовой акт	Внесенные изменения
Электронная отчетность по условиям труда	Приказ Росстата от 22.07.2025 № 348 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения и указаний по их заполнению…».	С 1 января 2026 года введена новая форма федерального статистического наблюдения № 1-Т (условия труда) (код ОКУД 0606004). Отчет подается исключительно в электронном виде через личный кабинет на портале Госуслуг с использованием квалифицированной электронной подписи или с использованием специализированных систем электронного документооборота, интегрированных с Росстатом.
Цифровая маркировка СИЗ	Постановление Правительства Российской Федерации от 25.12.2025 № 2129 «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2019 г. № 1956».	С 1 марта 2026 года становится обязательной цифровая маркировка в системе «Честный знак» для товаров легкой промышленности, включая огнестойкую одежду, спасательные жилеты, перчатки, средства защиты головы и другие аналогичные изделия. Работодатель не вправе закупать данные СИЗ без кодов маркировки.
Электронный документооборот при проведении психиатрического освидетельствования работников	Приказ Минздрава России от 02.07.2025 № 392н «О внесении изменений в приложения № 1 и № 2 к приказу Министерства здравоохранения Российской Федерации от 20 мая 2022 г. № 342н».	С 1 марта 2026 года изменен порядок прохождения обязательного психиатрического освидетельствования, предполагающий электронный обмен документами между работодателем и медицинской организацией. Направление выдается работодателем при выявлении признаков психического расстройства по результатам обязательных периодических медицинских осмотров.
Цифровое оформление справок об утрате профессиональной трудоспособности	Приказ Минтруда России от 02.04.2025 № 170н «Об утверждении форм справки о результатах установления степени утраты профессиональной трудоспособности, выписки из акта медико-социальной экспертизы гражданина с указанием результатов установления степени утраты профессиональной трудоспособности и порядка их составления».	С 1 марта 2026 года справки об утрате профессиональной трудоспособности переведены в цифровой формат. Документы формируются в государственной информационной системе «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере» (далее — Единая цифровая платформа) и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Электронные формы документов по инвалидности	Приказ Минтруда России от 28.03.2025 № 160н «Об утверждении формы справки, подтверждающей факт установления инвалидности, выписки из акта медико-социальной экспертизы гражданина и порядка их составления, в том числе в форме электронного документа».	С 1 марта 2026 года утверждены новые формы справки и выписки из акта медико-социальной экспертизы, а также порядок их составления в форме электронного документа. Документы формируются с помощью Единой цифровой платформы и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Существует ряд существенных ограничений, которые не позволяют в полной мере использовать потенциал цифровизации. Базовое правило закреплено в статье 214.2 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ): работодатель вправе вести электронный документооборот в области охраны труда, если иное не установлено нормами трудового законодательства. Однако важно помнить, что в соответствии с положениями части 3 статьи 22.1 ТК РФ данные правила не распространяются на акты о несчастных случаях на производстве, а также на документы, подтверждающие проведение инструктажей по охране труда, в том числе тех, факт прохождения которых работник заверяет личной подписью.

В соответствии с требованиями пункта 88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда» (далее — Правила обучения № 2464), порядок регистрации проведенного инструктажа по охране труда и форма его документирования утверждаются работодателем. Он может самостоятельно выбирать соответствующую форму документа для фиксации проведения учебных мероприятий. Однако ключевое требование остается неизменным: документ должен содержать поля для даты проведения инструктажа, а также для подписей инструктируемого и инструктирующего лица. Например, в перечень документов, которые заверяются собственноручными подписями работников, могут входить журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда, первичного, повторного и внепланового инструктажей на рабочем месте, а также целевого инструктажа по охране труда (пункты 8 и 12 Правил обучения № 2464).

Допускается возможность ведения данных журналов в электронной форме. Однако при этом сохраняется обязательное условие: документ должен быть распечатан на бумажном носителе, чтобы работники могли поставить собственноручные подписи. Таким образом, частичная цифровизация процесса допустима, но конечная юридическая сила документа обеспечивается только бумажным носителем с «живыми» подписями.

В отношении иных документов по охране труда ограничения менее жесткие.

Например, в соответствии с положениями Приказа Минтруда России от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» в электронный формат могут быть переведены следующие документы: заявления (об освобождении от работы для прохождения диспансеризации, о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой, о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты, о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продуктов, о замене выдачи равноценных пищевых продуктов на выдачу молока) и согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, произошедшего с ним по месту основной работы, а также по совместительству.

В соответствии с требованиями части 2 статьи 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (далее — Закон № 426-ФЗ) отчет о проведении специальной оценки условий труда (далее — СОУТ) может быть составлен в форме электронного документа и подписан членами комиссии с использованием усиленной квалифицированной либо неквалифицированной электронной подписи. Однако данное правило касается только порядка оформления отчета. Согласно положениям части 5 статьи 15 Закона № 426-ФЗ работодатель обязан ознакомить работников с результатами СОУТ на их рабочих местах под роспись в карте СОУТ. Сделать это необходимо не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета. Эксперты Минтруда России в Письме от 04.03.2026 № 15-1/ООГ-303 обратили внимание на то, что иная процедура ознакомления, в том числе с применением электронной подписи работника, законодательством о СОУТ не предусмотрена.

В соответствии с положениями пунктов 25-27 Правил обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденных Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, при обеспечении учета выдачи СИЗ в электронном виде вести карточки на бумажном носителе не требуется, а в карточке учета вместо личной подписи работника может быть указан номер и дата документа бухгалтерского учета о получении средств защиты, на котором имеется личная подпись работника или данные с электронных считывающих устройств, фиксирующих биометрические данные работника или его электронную подпись, либо иные сведения, позволяющие идентифицировать личность работника.

Положениями пункта 1.5 Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок, утвержденных Приказом Минтруда России от 15.12.2020 № 903н, допускается возможность ведения документооборота в области охраны труда в электронном виде с использованием электронной подписи или любого другого способа, позволяющего идентифицировать личность работника, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Чат-боты — это специализированные программы, разработанные на основе ИИ-технологий. Их применение — это не модная тенденция, а один из устойчивых трендов цифровизации. Данные решения относятся к программам для ЭВМ (статья 1261 Гражданского кодекса РФ). Прямое законодательное регулирование их применения в сфере охраны труда в настоящее время отсутствует. Однако они признаются охраняемыми результатами интеллектуальной деятельности, а разработчики — правообладателями. Вместе с тем действующие законодательные и иные нормативные правовые акты не устанавливают юридической значимости информации, полученной посредством чат-ботов, а также не определяют порядок распределения ответственности за применение результатов их использования.

Отсутствие специализированного правового регулирования порождает правовую коллизию: полученные с помощью чат-бота консультации, проекты документов и методические материалы не имеют установленной юридической силы в рамках процессов и процедур системы управления охраной труда (далее — СУОТ). Ответственность за применение виртуального помощника ложится на специалиста, использующего его в своей деятельности. В действующем правовом поле ИИ-решения рассматриваются лишь как вспомогательный инструмент (ассистент), который не заменяет лицо, принимающее решение, и не освобождает пользователя от обязанности самостоятельной проверки полученных данных на соответствие требованиям законодательных и нормативных правовых актов.

KioutCHAT — первая отечественная платформа на базе LLM-моделей, разработанная ООО «КИОУТ» для повышения эффективности работы специалистов в области охраны труда. Функционал чат-бота включает специализированные агенты («Эксперт по ОПР», «Инженер по ОТ», «Эксперт по СИЗ», «Эксперт по СОУТ» и другие), а также специальные инструменты для идентификации опасностей, оценки профессиональных рисков, подбора СИЗ по результатам СОУТ, фиксации и анализа опасных ситуаций, проведения психологического тестирования работников и так далее. Интеллектуальный помощник в диалоговом режиме предоставляет развернутые консультации со ссылками на актуальные требования действующего законодательства в области охраны труда.

Платформенные решения для охраны труда регулируются общими нормами об электронном документообороте и требованиями к информационным системам. Например, в соответствии с нормами части 4 статьи 22.1 ТК РФ работодатель может осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», а также с использованием собственной информационной системы, позволяющей обеспечить подписание в соответствии с требованиями трудового законодательства, хранение и фиксацию факта получения электронного документа сторонами трудовых отношений.

Организациям, внедряющим ИИ-системы и носимые устройства, рекомендуется разработать локальные нормативные акты (Положение о защите данных, Политику обработки персональных данных и так далее), обеспечить обучение работников и регулярно проводить аудит систем на соответствие нормативным правовым требованиям.

Обработка данных, собираемых с помощью носимых устройств, например, показателей здоровья, данных о местоположении и физиологическом состоянии работников, и анализируемых ИИ-системами, подпадают под действие Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ). Соответствующая информация позволяет идентифицировать конкретного работника. Ее сбор, хранение, анализ и передача возможны только при наличии законных оснований.

В области охраны труда таким основанием может быть выполнение законодательно возложенных на работодателя обязанностей (подпункт 2 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ), либо письменное согласие работника. Ключевое требование — соблюдение принципа минимизации данных. Обрабатываются лишь те сведения, которые необходимы для достижения заранее определенных и законных целей.

Кроме того, в соответствии с нормами статьи 16 Закона № 152-ФЗ запрещается принимать решения, влекущие для работника юридические последствия или иным образом затрагивающие его права и законные интересы, только на основании автоматизированной обработки его данных без письменного согласия и возможности оспорить такое решение. Данное положение приобретает особое значение при использовании ИИ-систем для оценки профессиональных рисков, а также принятия кадровых решений.

В части требований к информационной безопасности для систем, обрабатывающих персональные данные в сфере охраны труда, ключевой ориентир — положения Приказа Минтруда России от 03.11.2015 № 843н «Об утверждении Порядка формирования, хранения и использования сведений, содержащихся в Федеральной государственной информационной системе учета результатов проведения СОУТ» (далее — Порядок № 843н). В соответствии с требованиями пункта 4 Порядка № 843н технологические, программные, лингвистические и организационные средства информационной системы учета должны предусматривать применение антивирусов и криптографических средств защиты, возможность незамедлительного восстановления модифицированных (утерянных) данных, предотвращение несанкционированного доступа к информации и так далее.

Согласно положениям пункта 12 Порядка № 843н сведения в информационной системе учета и электронные журналы учета операций должны ежедневно копироваться на резервный материальный носитель. Срок хранения информации составляет 10 лет. Затем данные уничтожаются или обезличиваются.

При формировании цифровых досье работников в сфере охраны труда ключевым аспектом является соблюдение баланса между правами работодателя и правом работника на конфиденциальность. Законным признается контроль, направленный на сбор и обработку данных, прямо предусмотренных законодательством или трудовым договором, — информации о прохождении инструктажей и обучения по охране труда, о результатах обязательных периодических медицинских осмотров, о выданных СИЗ, а также о трудовом стаже персонала, занятого на рабочих местах, условия труда на которых признаны вредными. Обработка данных сведений не требует получения отдельного письменного согласия работника, поскольку они необходимы для исполнения обязанностей работодателя, установленных законом (подпункт 2 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ).

В соответствии с нормами статьи 88 ТК РФ работодатель обязан ограничивать доступ к персональным данным работников, предоставляя их только уполномоченным лицам в необходимом объеме для выполнения конкретных трудовых функций. Для соблюдения баланса работодатель должен разработать локальные нормативные акты (положения статьи 18.1 Закона № 152-ФЗ обязывают издать документы, определяющие политику в отношении обработки персональных данных), проинформировать работников об их правах и обеспечить техническую защиту информации. Работник вправе потребовать уточнения, дополнения или удаления своих персональных данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными либо полученными незаконно (статья 14 Закона № 152-ФЗ, статья 89 ТК РФ).

Развитие цифровых технологий в сфере охраны труда происходит значительно быстрее, чем формирование адекватной нормативной правовой базы. Анализ текущего состояния действующего законодательства позволяет выделить несколько перспективных направлений для его дальнейшего совершенствования, каждое из которых направлено на устранение существующих правовых пробелов и создание условий для эффективного и безопасного внедрения цифровых инструментов.

Понятийный аппарат. В настоящее время электронные журналы инструктажей, дистанционное обучение и чат-боты не имеют легального определения в законодательстве. Целесообразно на законодательном уровне установить определения понятий, связанных с использованием цифровых данных в сфере охраны труда, включая электронные документы и дистанционные форматы обучения по охране труда.

Электронный документооборот. Журналы инструктажей и акты о несчастных случаях могут эффективно создаваться, подписываться и храниться в электронном виде. Однако законодательство пока не позволяет полностью отказаться от бумажного документооборота. Перспективным является использование дифференцированного подхода: для большинства документов — использование усиленной (квалифицированной или неквалифицированной) электронной подписи, а для наиболее значимых — усиленной квалифицированной подписи с дублированием информации в государственных информационных системах.

Использование ИИ-технологий. Еще одно направление нормотворческой деятельности связано с необходимостью правового регулирования отношений, возникающих при использовании ИИ (включая технологии машинного обучения) для мониторинга условий труда, оценки профессиональных рисков, анализа инцидентов и так далее. В данном контексте требуется определить правовой статус управленческих решений, принимаемых на основе анализа больших данных и рекомендаций ИИ-систем.

Защита персональных данных. Баланс между контролем работодателя и правом работника на частную жизнь может быть достигнут путем законодательного закрепления принципов пропорциональности и минимизации собираемых данных. Целесообразно ввести обязательное информированное согласие работника на обработку его биометрических данных, получаемых с носимых устройств, с указанием целей, сроков и способов обработки. Также требуется нормативно определить границы допустимости видеонаблюдения на рабочих местах, включая зоны, где применение данных технологий запрещено.

Интеграция корпоративных информационных систем и государственных цифровых платформ предполагает разработку, согласование и принятие единых стандартов информационного обмена, форматов электронных документов и протоколов взаимодействия. В качестве одного из решений представители регуляторов предлагают использовать функциональные возможности платформы «Работа в России» для фиксации значимых событий в сфере охраны труда, что позволит сформировать единый достоверный реестр данных и упростит проведение контрольных мероприятий.

Финансовые механизмы. Необходимо на законодательном уровне создать условия для стимулирования работодателей по проведению мероприятий, направленных на внедрение современных цифровых технологий в области охраны труда. Одна из возможных мер — включение затрат на программное обеспечение, оборудование и обучение персонала в перечень мероприятий, финансируемых за счет средств обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве. Также возможно установление понижающих коэффициентов и минимизация страховых тарифов для организаций, внедривших сертифицированные цифровые решения и подтвердивших снижение уровня производственного травматизма.

Реализация указанных направлений совершенствования нормативно-правового регулирования позволит создать сбалансированную и эффективную правовую среду, способствующую дальнейшей цифровой трансформации сферы охраны труда при безусловном соблюдении прав и законных интересов работников, а также обеспечении высокого уровня безопасности производственных процессов.

Автор материала:
Игорь Волошин.

Все публикации

Инфоцентр

Нормативное регулирование в сфере цифровизации охраны труда